Arbetsordning för styrelsen och kansliet inom NMC

Löpande förvaltning

Kansliet sköter den löpande förvaltningen av aktiviteter och ekonomi i enlighet med av styrelsen fastställt arbetsprogram. Avstämning sker med styrelsen på följande sätt:

Aktiviteter

Vid varje styrelsemöte redovisar kansliet genomförda aktiviteter. Då fastställs också genomförande och inriktning på större aktiviteter av typen seminarier och resor. Mindre aktiviteter såsom gruppmöten och Miljöimpuls! genomför kansliet utan att i förväg stämma av med styrelsen. Idéer och uppslag till dessa inhämtas dock vid varje styrelsemöte.

Ekonomi

Kanslidriften sker enligt för året gällande fastprisavtal. ÅF förbinder sig därmed att genomföra det av styrelsen och stämman fastställda arbetsprogrammet. Då omfattningen av programmet är avhängigt antalet medlemmar kan arbetsprogrammet revideras under året efter beslut av styrelsen.

Föreningens omkostnader (t ex talararvoden, förtäring) omfattas inte av fastprisavtalet och upparbetad kostnad redovisas därmed vid styrelsemöten. Kansliet fattar beslut i ekonomiska frågor upp till 50 000 kronor per aktivitet samt i större frågor där kostnaden följer av styrelsen beslutat program och budget för en viss aktivitet. I övriga större ekonomiska frågor fattar styrelsen beslut.

För mer utförlig information kring den ekonomiska överenskommelsen hänvisas till gällande avtal.

Ärenden av stor vikt eller principiell betydelse

Ärenden av stor vikt eller principiell betydelse diskuteras och avgörs av styrelsen på styrelsemöte. I brådskande fall kontaktas ordförande eller vice ordförande för ett avgörande. Denne avgör i dessa fall om frågan ändå skall hänskjutas till styrelsen eller om beslut kan fattas av ordföranden/vice ordföranden.

Informationen från kansliet till styrelsen

Förutom den information som kansliet ger vid varje styrelsemöte lägger kansliet även vid behov ut information på styrelsesidorna på NMCs hemsida, dit endast styrelsemedlemmar har tillträde, samt skickar ut styrelsemeddelanden via e-post.

Firmateckning och attesträtt

Firman tecknas av styrelsen samt av sekreteraren och ordföranden var för sig.

Ångpanneföreningens forskningsstiftelses representant attesterar alla fakturor.

Avtal

Kansliet ingår avtal inom de ramar som angetts ovan under den löpande verksamheten.

Finansförvaltningen

Hur finansförvaltningen skall skötas regleras i stadgarna. Föreningens kapital placeras efter överenskommelse mellan styrelsen och den representant för Ångpanneföreningens forskningsstiftelse som sköter den ekonomiska redovisningen.

Kansliets organisation

Ångpanneföreningens forskningsstiftelse utser sekreteraren. Sekreteraren föreslår hur kansliets skall organiseras, utgående ifrån uppgiften att sköta föreningens verksamhet i enlighet med av styrelsen fastställt arbetsprogram. Styrelsen godkänner/avslår sekreterarens förslag.

Styrelseledamöters uttalanden i offentligheten

Styrelseledamöter får i sakfrågor ej uttala sig i föreningens namn. Om en styrelseledamot gör ett offentligt uttalande i samband med vilket dennes styrelseposition i NMC omnämns, skall ledamoten understryka att uttalandet ej sker i föreningens namn.

Undertecknande av exempelvis debattartiklar kan göras med namn, företagstillhörighet samt styrelseledamot i NMC. Medverkan i debattartikeln ska på förhand godkännas av minst två av de tre personer som innehar ordförandeskap eller vice ordförandeskap i styrelsen.

Styrelsemöten

Arbetsfördelningen mellan kansli och styrelse när det gäller styrelsemöte är att kansliet skickar ut kallelse, tar fram dagordning och planerar genomförande av styrelsemöte. Ordföranden (eller vice ordförande) leder mötet.

Protokoll läggs ut på styrelsesidorna senast två veckor efter varje styrelsemöte och godkänns/justeras vid nästkommande styrelsemöte.

Formen för genomförande av styrelsemöte är ej reglerad utan fungerar enligt praxis.

Styrelseledamot har ansvar att aktivt informera sig om och att delta i verksamheten.

För att göra styrelsemötena mer effektiva har det införts sk visionsmiddagar, där syftet är att diskutera olika idéer och uppslag för föreningen med lite vidare ramar.

En årlig styrelsemötesplan upprättas där de ärenden som skall behandlas grovplaneras.

Styrelsemötes­protokoll är ej tillgängliga för medlemmarna utan medlemmarna informeras om styrelsens arbete enligt antagen informationspolicy.

Styrelsens åtaganden

Styrelseledamöter har följande åtaganden: